Chatbot IA pour Études notariales

Premières questions sur l'acte, la succession et la signature filtrées automatiquement

Le chatbot IA répond aux questions courantes sur le déroulé d'une vente, d'une succession ou d'un contrat de mariage et qualifie la demande en amont — le conseil reste au notaire. Hébergement dans l’UE, contrat de sous-traitance au titre du RGPD inclus.

Sans inscription · Hébergement dans l’UE

Le chatbot pour mon étude

Ça vous parle ?

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Les premiers appels portent presque toujours sur les mêmes points : pièces à fournir, délais, ordre de grandeur des frais

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Les clients appellent pendant une signature, précisément quand personne ne peut décrocher

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Agent immobilier, acquéreur et banque écrivent en parallèle, sans que le rattachement au dossier soit évident

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Les questions posées en dehors des heures d'ouverture sur un dossier en cours restent sans réponse

Comment Smartwebchat vous aide

Secrétariat déchargé

Les questions courantes sur les pièces, les délais et le déroulé reçoivent une réponse automatique — le secrétariat garde du temps pour le dossier.

Joignable 24h/24

Pendant une signature comme en dehors des heures d'ouverture, les clients obtiennent une réponse aux questions courantes.

Demande qualifiée en amont

Le chatbot enregistre la nature de la demande — vente, succession, donation, contrat de mariage, constitution de société — pour que le bon collaborateur rappelle.

Le conseil reste au notaire

Le notaire est officier public, investi d'une délégation de puissance publique. Le chatbot recueille et qualifie, il ne conseille pas.

Hébergement dans l'UE

Hébergement exclusivement dans l'Union européenne, avec un accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD. Le chatbot ne demande pas le contenu du dossier ; l'historique de conversation est supprimé automatiquement après 30 jours.

Articulation avec l'agent immobilier

En transaction immobilière, la première question passe souvent par l'agent. Le chatbot la recueille et la rattache au bon dossier.

Voici à quoi ressemble votre chatbot

Quelles pièces dois-je fournir pour la signature d'un acte de vente ?: La liste courante que votre étude enregistre — pièce d'identité, coordonnées de l'organisme prêteur, compromis de vente — s'affiche automatiquement. Ce qui est nécessaire au dossier concerné, l'étude le confirme elle-même.
Combien de temps faut-il pour établir un testament ?: Le chatbot restitue le déroulé tel que votre étude le décrit : rendez-vous préalable, projet, discussion, signature. Le délai concret, l'étude l'indique, car il dépend du dossier.
Le chatbot peut-il dire combien coûtera un acte ?: Uniquement ce que votre étude publie comme tarif ou fourchette. Aucun calcul pour un cas concret : le montant dépend de l'acte, du nombre de parties et du dossier.
Le contenu du dossier est-il enregistré ?: Le chatbot ne demande pas le contenu du dossier : sont transmises la catégorie de la demande, les coordonnées, et le texte que la personne saisit elle-même. L'historique de conversation est supprimé automatiquement après 30 jours. Une copie de chaque demande de contact ou de rappel est envoyée par e-mail dans la boîte de réception de l'étude ; l'étude décide elle-même de sa suppression. Dans le tableau de bord, le délai défini pour chaque assistant s’applique (12 mois par défaut).

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Pourquoi une étude notariale a intérêt à filtrer son premier contact

Un officier public, pas un prestataire parmi d'autres

Le notaire français est un officier public nommé par arrêté du garde des Sceaux et investi d'une délégation de puissance publique. Cette position n'est pas une nuance de vocabulaire : elle explique pourquoi le conseil ne peut pas être délégué. La commission dite Darrois a examiné la fusion de la profession avec celle d'avocat et l'a écartée — les deux métiers reposent sur des logiques distinctes. Un chatbot dans une étude notariale ne peut donc jamais conseiller. Il peut en revanche faire tout ce qui précède le conseil : comprendre de quoi il s'agit, réunir les informations utiles et transmettre un dossier lisible.

Le premier appel porte presque toujours sur les mêmes trois choses

Quelles pièces faut-il fournir, combien de temps cela prend, à peu près combien cela coûte. Ces questions arrivent par téléphone, souvent au moment le plus défavorable — pendant une signature, quand personne ne peut décrocher. Elles n'exigent aucune compétence juridique pour être recueillies, seulement pour être tranchées. Le chatbot recueille, l'étude tranche.

Trois interlocuteurs pour un même dossier

Dans une transaction immobilière, la première question vient rarement du client seul : l'agent immobilier, l'acquéreur et la banque écrivent en parallèle, souvent sans que le rapprochement avec le dossier soit évident. Un premier contact structuré — nature de l'acte, parties concernées, échéance visée — évite que le secrétariat reconstitue trois fois le même contexte.

Une profession dense, un marché qui se cherche en ligne

La profession comptait 14 827 notaires en novembre 2019, et le secteur employait environ 56 000 personnes dans 5 900 études en 2012. Ces ordres de grandeur disent l'essentiel pour un site : un particulier qui prépare une succession ou un achat compare, et il commence par chercher des réponses avant de chercher une étude. Une page qui répond aux questions préalables est trouvée avant celle qui se contente de présenter le cabinet.

Ce qui n'entre pas dans le système ne peut pas en sortir

Smartwebchat ne demande pas le contenu du dossier. Sont transmises la catégorie de la demande, les coordonnées, et le texte qu'une personne saisit elle-même — l'historique de conversation est supprimé automatiquement après 30 jours. Une copie de chaque demande de contact ou de rappel est envoyée par e-mail dans la boîte de réception de l'étude ; l'étude décide elle-même de sa suppression. Dans le tableau de bord, le délai défini pour chaque assistant s’applique (12 mois par défaut). L'hébergement est exclusivement dans l'Union européenne et un accord de sous-traitance au sens de l'article 28 du RGPD est conclu automatiquement.

Questions fréquentes

Le chatbot peut-il conseiller un client sur le contenu d'un acte ?

Non, et cette limite est structurelle et non un réglage. Le conseil relève de l'officier public lui-même. Le chatbot qualifie la demande — vente, succession, donation, contrat de mariage, constitution de société — et transmet. Il ne formule aucune recommandation juridique.

Peut-il indiquer le coût d'un acte ?

Uniquement ce que votre étude décide de publier comme tarif ou fourchette. Aucun calcul pour un cas concret : le montant dépend de l'acte, du nombre de parties et du dossier. Le chatbot renvoie vers l'étude pour toute estimation individuelle.

Quelles pièces le chatbot peut-il lister pour une vente immobilière ?

Celles que vous enregistrez comme liste courante — pièce d'identité, coordonnées de l'organisme prêteur, compromis de vente. Le chatbot affiche cette liste et précise systématiquement que l'étude confirme ce qui est nécessaire au dossier concerné.

Comment traiter les demandes qui arrivent via l'agent immobilier ?

Le chatbot recueille la nature de l'acte, les parties et l'échéance visée, puis rattache la demande au bon dossier. C'est le cas le plus fréquent en transaction immobilière, et celui où le secrétariat perd le plus de temps à reconstituer un contexte déjà transmis ailleurs.

Le contenu d'un dossier est-il enregistré ?

Le chatbot ne demande pas le contenu du dossier. Sont transmis à l'étude la catégorie de la demande, les coordonnées, et le texte qu'une personne saisit elle-même : l'historique de conversation est supprimé automatiquement après 30 jours. Une copie de chaque demande de contact ou de rappel est envoyée par e-mail dans la boîte de réception de l'étude ; l'étude décide elle-même de sa suppression. Dans le tableau de bord, le délai défini pour chaque assistant s’applique (12 mois par défaut).

Où les données sont-elles hébergées ?

Exclusivement dans l'Union européenne, avec un accord de sous-traitance conclu automatiquement au sens de l'article 28 du RGPD. Si vous activez un modèle premium (OpenAI), les requêtes sont transmises à des serveurs hors UE — merci d'en tenir compte dans votre propre politique de confidentialité.

Le chatbot fonctionne-t-il en dehors des heures d'ouverture ?

Oui. C'est même l'usage principal : les questions posées pendant une signature ou le soir ne restent pas sans réponse, et l'étude retrouve le lendemain une demande déjà qualifiée.

Peut-on distinguer les demandes selon le type d'acte ?

Oui. La catégorie recueillie — vente, succession, donation, contrat de mariage, constitution de société — permet d'orienter vers le collaborateur compétent plutôt que vers un standard unique.

Que se passe-t-il si une question dépasse ce que le chatbot peut traiter ?

Il transmet. Le comportement par défaut est la remise à l'humain, pas l'improvisation : une réponse inventée sur un acte engagerait l'étude.

Faut-il un développeur pour installer le chatbot ?

Non. L'intégration se fait par une ligne de script sur le site de l'étude. Les contenus — pièces à fournir, déroulé, horaires — se gèrent depuis le tableau de bord, sans intervention technique.