Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Verantwortliche Stelle

Mark Heinsohn
Osterdeich 34
28203 Bremen
E-Mail: privacy@smartwebchat.eu

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Webserver führt kein Zugriffsprotokoll über alle Seiten dieser Website. Protokolliert werden ausschließlich Abrufe der Adressen, die sich an automatisierte Dienste richten (robots.txt, sitemap.xml, llms.txt, die Adressen unter /.well-known/, die Schnittstellenbeschreibung sowie die Schnittstelle unter /api/mcp). Für alle übrigen Seiten und insbesondere für die Nutzung des Chat-Assistenten wird kein Zugriffsprotokoll geführt. Aufgezeichnet werden dabei:

• die abgerufene Adresse und der Antwortstatus
• Zeitpunkt der Anfrage
• die vom Client gesendete Programmkennung (User-Agent) — aus ihr geht in der Regel hervor, welches Programm und welches Betriebssystem verwendet wird
• die verweisende Adresse (Referrer), sofern der Client sie sendet
• eine gekürzte IP-Adresse: bei IPv4 ohne das letzte Adressbyte, bei IPv6 ohne die letzten 96 Bit. Die vollständige Adresse wird nicht gespeichert

Anmelde- und Sitzungsdaten (Authorization- und Cookie-Kopfzeilen) werden vor dem Schreiben unkenntlich gemacht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Protokolle liegen in einem Ringspeicher von höchstens 30 MB je Dienst und werden daraus laufend überschrieben, in der Regel nach 6 Tagen; ein Abzug, der bei jeder Softwareauslieferung entsteht, wird spätestens nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb der Website und in der Nachvollziehbarkeit automatisierter Zugriffe.

KI-Assistent auf dieser Website

Wenn Sie unseren KI-Assistenten nutzen, verarbeiten wir Ihre Eingaben, um Ihnen zu antworten. Ihre Nachrichten werden zur Suche in der Wissensdatenbank des Assistenten an unseren Auftragsverarbeiter Mistral AI SAS, Frankreich, übermittelt, unabhängig von dem für den Assistenten gewählten Modell. Zur Erzeugung der Antwort gehen Ihre Nachrichten und die Antworten des Assistenten je nach diesem Modell an die Mistral AI SAS oder an die OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland; bei OpenAI werden sie in den USA verarbeitet. Auf welcher Grundlage die Übermittlung in die USA erfolgt, steht unten unter „Auftragsverarbeiter und Drittanbieter“ bei der OpenAI Ireland Ltd. Während des Gesprächs halten wir den Gesprächsverlauf in einem Zwischenspeicher, der nicht auf eine Festplatte schreibt. Er wird 30 Minuten nach Ihrer letzten Nachricht gelöscht, spätestens 2 Stunden nach Ihrer ersten Nachricht. Das Chat-Fenster legt zusätzlich eine Sitzungskennung und den bisherigen Verlauf in Ihrem Endgerät ab, damit Ihr Gespräch beim Wechsel der Seite erhalten bleibt. Öffnen Sie später wieder eine Seite dieser Website mit dem Chat-Fenster und liegt Ihre letzte Nachricht mehr als 30 Minuten zurück, löscht es beides; ohne einen solchen Aufruf bleiben die Angaben in Ihrem Browser, bis Sie sie dort löschen. Solange Sie keine Nachricht geschrieben haben, löscht das Chat-Fenster nichts: Sitzungskennung, Begrüßung und Ihre Antwort auf die Frage nach der Auswertung bleiben dann in Ihrem Browser, bis Sie sie dort löschen. Schreiben Sie eine Nachricht, gilt die Löschung wie oben beschrieben. Die Sitzungskennung legt das Chat-Fenster schon beim Aufruf der Seite an, auch wenn Sie es nicht öffnen. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nur als Teil Ihrer Anfragen an uns, mit einer Ausnahme: Ist für eine Seite ein Hinweis über dem Chat-Knopf eingerichtet, schickt das Chat-Fenster die Sitzungskennung auch ohne Ihr Zutun an uns, sobald die Bedingung für diesen Hinweis eintritt (siehe unten, „Hinweis über dem Chat-Knopf“). Nach dem Ende des Gesprächs werten wir es aus, um Beratung und Produkt zu verbessern. Wir behalten dabei zwei Dinge: erstens Zählungen, etwa welche Einwände vorkamen und welcher nächste Schritt vorgeschlagen wurde, ohne Sitzungskennung, ohne Freitext und ohne Zeitangabe; zweitens den Wortlaut des Gesprächs, aus dem wir vorher E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Links und automatisch erkannte Namen und Firmennamen entfernen und den wir ohne Sitzungskennung und ohne Datum und Uhrzeit ablegen. Einen Teil der Zählungen, etwa ob ein Einwand ausgeräumt wurde oder wie viele Produktfragen offen blieben, ermittelt ein Sprachmodell aus diesem Wortlaut. Diesen Wortlaut löschen wir spätestens nach 30 Tagen. Die automatische Entfernung kann einzelne Angaben übersehen. Die Zählungen behalten wir dauerhaft. Für die Auswertung übermitteln wir diesen bereinigten Wortlaut an unseren Auftragsverarbeiter OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland; verarbeitet wird er in den USA. Ein Sprachmodell von OpenAI liest ihn, ermittelt diesen Teil der Zählungen und fasst für einen regelmäßigen Bericht an uns wiederkehrende Muster zusammen. Ihre Sitzungskennung und andere Kennungen übermitteln wir dabei nicht. Auf welcher Grundlage die Übermittlung in die USA erfolgt, steht unten unter „Auftragsverarbeiter und Drittanbieter“ bei der OpenAI Ireland Ltd. Über Änderungen an unserem Assistenten entscheiden Menschen; der Assistent lernt nicht selbstständig aus den Gesprächen. Klicken Sie im Chat auf „Kostenlos registrieren“, enthält der Link eine Kennung, die aus Ihrer Sitzungskennung berechnet wird. Damit halten wir fest, dass geklickt wurde und ob danach eine Testphase gestartet wurde. Wir speichern dazu nur diese Kennung und die Art des Ereignisses, ohne Datum und Uhrzeit, ohne Ihre E-Mail-Adresse und ohne Ihr Konto, und löschen diese Einträge spätestens nach 30 Tagen. Diese Einträge sind mit dem gespeicherten Wortlaut und den Zählungen nicht verbunden. Antworten Sie im Chat auf die Frage nach der Auswertung mit „Nein“ oder nehmen Sie Ihr „Ja“ zurück, enthält der Link diese Kennung nicht. Zur Abwehr von Missbrauch protokollieren wir bestimmte Prüfergebnisse zusammen mit der Sitzungskennung; diese Einträge löschen wir nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage für die Beantwortung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen); für die Auswertung einschließlich der Übermittlung an OpenAI und für die Messung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse ist, unsere Beratung zu verbessern und zu erkennen, ob sie zu Testphasen führt. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen: vor dem Ende des Gesprächs im Chat mit „Nein“ bzw. „Zurücknehmen“, im Übrigen formlos an privacy@smartwebchat.eu. Weil der abgelegte Wortlaut keine Sitzungskennung trägt, können wir ihn Ihnen nach dem Ende des Gesprächs nicht über eine Kennung zuordnen; möglich bleibt eine Zuordnung über den Inhalt, etwa über Angaben, die die automatische Entfernung nicht erfasst oder übersehen hat.

Hinweis über dem Chat-Knopf

Für einzelne oder alle Seiten können wir einrichten, dass das Chat-Fenster von sich aus einen kurzen Hinweis über dem Chat-Knopf anzeigt, etwa nachdem Sie eine bestimmte Zeit auf der Seite verbracht haben. Ob für eine Seite ein solcher Hinweis eingerichtet ist, fragt das Chat-Fenster beim Aufruf der Seite bei uns ab; dabei schickt es den Pfad der Seite, aber nicht Ihre Sitzungskennung. Tritt die Bedingung für den Hinweis ein, schickt das Chat-Fenster Ihre Sitzungskennung und den Pfad der Seite an uns, ohne dass Sie etwas anklicken. Wir prüfen damit, ob der Hinweis für diese Sitzungskennung in einer festgelegten Zeitspanne schon einmal ausgelöst wurde; dann erscheint er nicht erneut. Andernfalls speichern wir einen Eintrag mit Ihrer Sitzungskennung, dem Zeitpunkt und dem betreffenden Hinweis, und das Chat-Fenster zeigt den Hinweis an; klicken Sie ihn an, um den Chat zu öffnen, halten wir in diesem Eintrag fest, dass und wann Sie das getan haben. Den Pfad der Seite speichern wir nicht. Diese Einträge löschen wir nach 30 Tagen. Wir nutzen sie, um den Hinweis nicht zu oft anzuzeigen und um zu zählen, wie oft er ausgelöst und wie oft er angeklickt wurde. Mit dem gespeicherten Wortlaut, den Zählungen aus der Auswertung der Gespräche und den Einträgen der Messung bis zur Testphase führen wir sie nicht zusammen. Schließen Sie den Hinweis über das „ד, zeigt das Chat-Fenster in diesem Browser 24 Stunden lang keinen solchen Hinweis an und fragt in dieser Zeit auch nicht danach (siehe Abschnitt 9). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Besuchern an passender Stelle unsere Hilfe anzubieten, ohne sie wiederholt zu stören. Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit formlos an privacy@smartwebchat.eu widersprechen.

Newsletter

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Eintragung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink; erst mit dessen Aufruf wird Ihre Anmeldung wirksam. Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir den Zeitpunkt der Anmeldung, die Stelle unserer Website, über die die Anmeldung erfolgte (etwa Fußzeile oder Newsletter-Seite), sowie Ihre IP-Adresse ausschließlich als Hashwert (keine Klartext-Speicherung). Zusätzlich speichern wir die Sprache, in der Sie sich angemeldet haben — ausschließlich, um Ihnen den Newsletter in dieser Sprache zuzusenden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen — über den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail oder den „List-Unsubscribe“-Hinweis Ihres E-Mail-Programms; Ihre Einwilligung gilt damit für die Zukunft als widerrufen. Der Versand erfolgt über Brevo (siehe „Auftragsverarbeiter und Drittanbieter“); eine Weitergabe Ihrer E-Mail-Adresse zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

Auftragsverarbeiter und Drittanbieter

Wir setzen folgende Drittanbieter ein:

• Mistral AI SAS (Paris, Frankreich) — KI-gestützte Textgenerierung für die Chatbot-Antworten sowie Erzeugung von Text-Embeddings für die Wissensdatenbank. Dies ist die Voreinstellung. Verarbeitet werden die Chat-Eingaben der Website-Besucher bzw. die Inhalte der hochgeladenen Wissensquellen. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch Mistral AI in unserem Auftrag ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mistral AI speichert die Ein- und Ausgaben zusätzlich bis zu 30 Tage in eigener Verantwortung, um Missbrauch seiner Dienste zu erkennen; danach werden sie gelöscht.
• OpenAI Ireland Ltd. (Dublin, Irland) — in zwei Fällen: erstens optional, nur wenn im jeweiligen Assistenten ein Premium-Modell von OpenAI (z. B. GPT-4o) ausgewählt wurde; verarbeitet werden dann die Chat-Eingaben der Website-Besucher, Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zweitens für die Auswertung der Gespräche mit dem KI-Assistenten auf dieser Website (siehe oben, „KI-Assistent auf dieser Website“); verarbeitet wird der bereinigte Wortlaut dieser Gespräche, Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Empfängerin ist die irische Gesellschaft; die Übermittlung an sie erfolgt innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Gibt die OpenAI Ireland Ltd. die Daten zur Erbringung der Leistung an Unternehmen der OpenAI-Gruppe oder an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums weiter, hat sie sich uns gegenüber vertraglich verpflichtet, dafür geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO oder einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO zugrunde zu legen; die im Einzelfall maßgebliche Grundlage legen wir auf Anfrage offen. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Digistore24 GmbH (Hildesheim) — Zahlungs- und Bestellabwicklung für Abonnements (Reseller / Merchant of Record). Verarbeitet werden Zahlungsdaten (u. a. Kreditkarte, SEPA, PayPal), E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse. Zur Vorbelegung des Bestellformulars übermitteln wir Ihre E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Firmenname, Land, Ihre Anschrift (Straße, PLZ, Ort) und — bei Bestellungen aus einem anderen EU-Land — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Sie eine angegeben haben, sowie eine interne Kontonummer, über die wir Ihre Zahlung Ihrem Konto zuordnen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die technische Infrastruktur wird durch die Digital Assets AG (Rotkreuz, Schweiz) bereitgestellt (EU-Angemessenheitsbeschluss). Datenschutzerklärung: digistore24.com/page/privacy
• Brevo GmbH (Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland) — Versand der Newsletter-E-Mails (Bestätigung der Anmeldung und Newsletter), der Bitte um eine Bewertung und von vier Onboarding-E-Mails (Willkommen, Einbau, Ergebnisse, Übergabe). Alle übrigen E-Mails versenden wir über unser eigenes Postfach bei der Hetzner Online GmbH (siehe unten). Verarbeitet werden E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte. In unserem Brevo-Konto ist eingestellt, dass die Versandprotokolle (Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus) nach einem Monat gelöscht werden. In unserem Brevo-Konto ist eingestellt, dass Öffnungen dieser E-Mails und Klicks darin nicht einzelnen Empfängern zugeordnet werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (transaktional) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Newsletter und Bitte um eine Bewertung, jeweils Einwilligung); für die vier Onboarding-E-Mails gilt Abschnitt 4 („E-Mails mit Tipps und Angeboten“). Brevo verarbeitet die Daten nach eigenen Angaben auf Servern innerhalb der EU (Frankreich, Deutschland, Belgien). Etwaige Unterauftragsverarbeiter sind in den Datenschutzunterlagen von Brevo aufgeführt. Datenschutzerklärung: brevo.com/de/legal/privacypolicy
• Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) — Versand aller übrigen E-Mails über unser eigenes Postfach: Registrierung und Konto, Passwort, E-Mail-Wechsel, Einladung, Löschbestätigung, Benachrichtigungen über Anfragen, Übergaben und Guthaben, Hinweise zur Testphase, Kontaktformular, Support und Betriebsmeldungen. Ist unser Versandkontingent je Stunde ausgeschöpft, warten diese E-Mails in einer Warteschlange auf unserem eigenen Server (Datenbank Redis), bis sie versendet werden können; eine feste Höchstdauer gibt es dafür nicht. Bei Konto- und Sicherheits-E-Mails (etwa zu Passwort oder Bestätigung) steht dort nur, um welche E-Mail es sich handelt und auf welchen Vorgang sie sich bezieht, bei der Bestätigung einer Kontolöschung und eines Adresswechsels zusätzlich die betroffenen E-Mail-Adressen; Text und Link erzeugen wir erst beim Versand. Ist eine E-Mail versendet oder endgültig gescheitert, wird sie aus der Warteschlange gelöscht; in den Speicherdateien von Redis (Änderungsprotokoll und Speicherabbild) kann ihr Inhalt noch stehen, bis diese neu geschrieben werden. Verarbeitet werden E-Mail-Adressen und E-Mail-Inhalte. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Hinweise zur Testphase gilt Abschnitt 4 („E-Mails mit Tipps und Angeboten“), für das Kontaktformular Abschnitt 5.

Welcher KI-Anbieter die Antworten eines Assistenten erzeugt, hängt vom dort gewählten Modell ab. Voreingestellt ist stets Mistral (Verarbeitung in der EU); OpenAI erzeugt Antworten nur bei aktiver Auswahl eines entsprechenden Premium-Modells. Die Gespräche mit dem KI-Assistenten auf dieser Website werten wir zusätzlich mit OpenAI aus (siehe oben).

Mit den als Auftragsverarbeiter tätigen Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Digistore24 GmbH ist kein Auftragsverarbeiter, sondern für die Zahlungs- und Bestellabwicklung eigenständig verantwortlich. Dass wir ihr Ihre Daten übermitteln, stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen).

4. Kundenkonto und Firmendaten

Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten, um den Nutzungsvertrag einschließlich der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Anlage 1 der Nutzungsbedingungen, Art. 28 DSGVO) mit Ihnen zu schließen und zu erfüllen.

Welche Daten wir verarbeiten

• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse und Passwort. Das Passwort speichern wir ausschließlich als kryptografischen Hash — im Klartext ist es uns nicht bekannt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
• Person: Vor- und Nachname der für das Unternehmen handelnden Person. Sie benennt den Vertragspartner. Beim Kauf eines kostenpflichtigen Pakets übermitteln wir Vor- und Nachnamen an die Digistore24 GmbH, damit das Bestellformular vorausgefüllt ist (siehe Abschnitt 3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Firmendaten: Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Land und Telefonnummer; die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, falls Sie eine angeben. Diese Angaben identifizieren den Verantwortlichen im Sinne des Art. 28 DSGVO und erscheinen auf Rechnungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die steuerliche Aufbewahrung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Einwilligungsnachweis: Zeitpunkt und Fassung der zugestimmten Dokumente sowie eine gesalzene, nicht rückrechenbare Prüfsumme Ihrer IP-Adresse. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Der Nachweis dient der Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Dazu gehört auch, welche Fassung des Hinweises zu E-Mails mit Tipps und Angeboten bei Ihrer Registrierung angezeigt wurde und in welcher Sprache, sowie — wenn Sie eingewilligt oder widersprochen haben — Zeitpunkt, Fassung und Sprache Ihrer Einwilligung bzw. der Zeitpunkt Ihres Widerspruchs. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Spracheinstellung: die von Ihnen gewählte Sprache, damit Oberfläche und E-Mails in dieser Sprache erscheinen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Herkunft der Anmeldung: Kampagnenparameter aus der aufgerufenen Adresse (UTM), die verweisende Website und die zuerst aufgerufene Seite. Diese Angaben dienen ausschließlich uns — der Auswertung, über welche Wege Interessenten zu uns finden — und sind für den Vertrag nicht erforderlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung eigener Werbung). Sie können dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen; wir löschen die Angaben dann.

E-Mails mit Tipps und Angeboten

Haben Sie bei der Registrierung eingewilligt, senden wir Ihnen Tipps und Angebote per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); wir speichern dazu den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung. Ohne Einwilligung senden wir Ihnen als Kunde Hinweise und Angebote zu eigenen, ähnlichen Leistungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG). Sie können Einwilligung und Zusendung jederzeit über den Abmeldelink oder per E-Mail an privacy@smartwebchat.eu beenden.

Welche Angaben erforderlich sind

Für den Vertragsschluss erforderlich sind E-Mail-Adresse, Passwort, Vor- und Nachname, Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Land und Telefonnummer. Ohne diese Angaben können wir den Nutzungsvertrag und den Auftragsverarbeitungsvertrag nicht schließen und das Konto nicht freischalten. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist freiwillig; ihr Fehlen hat keine Nachteile.

Wie lange wir speichern

Konto- und Firmendaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Das gilt auch für Konten ohne bezahltes Abonnement, etwa nach Ablauf der Testphase: Sie bleiben bestehen, bis Sie das Konto löschen oder das Vertragsverhältnis endet. Nach Beendigung löschen wir sie, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen: Bestell- und Zahlungsbelege (etwa die Meldungen von Digistore24 über Käufe, Zahlungen und Erstattungen) bewahren wir als Buchungsbelege acht Jahre auf, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abgabenordnung, § 257 Handelsgesetzbuch), jeweils gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem sie entstanden sind; die Frist verlängert sich, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Der Einwilligungsnachweis bleibt so lange erhalten, wie er zur Rechenschaft erforderlich ist. Die Herkunftsangaben löschen wir spätestens mit dem Konto.

Heben wir eine Sperre einer Website-Adresse für ein Konto auf oder setzen sie wieder in Kraft, protokollieren wir Zeitpunkt, Vorgang, betroffene Adresse und Konto sowie die handelnde Person. Wir löschen diese Einträge 180 Tage, nachdem die Aufhebung endet. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit und der Schutz vor Missbrauch; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Schnittstelle und Mandate. Erzeugen Sie einen API-Schlüssel, speichern wir dessen Namen, seine ersten Zeichen, einen Hashwert (nicht den Schlüssel selbst) und den Zeitpunkt der letzten Nutzung, bis Sie den Schlüssel löschen. Erteilen Sie einem Programm oder KI-Assistenten eines Dritten ein Mandat, speichern wir den Namen des Programms, die erlaubten Bereiche, Laufzeit und Widerruf. Jeden Zugriff unter einem Mandat protokollieren wir (Zeitpunkt, Art des Zugriffs, Ergebnis; keine Inhalte), um Ihnen die Übersicht im Dashboard zu zeigen und Missbrauch zu erkennen; das Protokoll löschen wir nach 90 Tagen, mit Ihrem Konto sofort. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für das Protokoll Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Welche Daten der Anbieter des Programms erhält und wie er sie verarbeitet, richtet sich nach dessen Bedingungen.

Benachrichtigungen im Dashboard. Wenn Sie in Ihrem Browser Benachrichtigungen erlauben, speichern wir die vom Browser erzeugte Empfängeradresse und die zugehörigen Schlüssel, bis Sie die Benachrichtigungen abschalten oder Ihr Konto löschen; ungültig gewordene Adressen entfernen wir automatisch. Eine Benachrichtigung enthält nur einen allgemeinen Hinweis (etwa „Neue Anfrage“) und einen Link ins Dashboard, keine Namen und keine Gesprächsinhalte. Sie wird verschlüsselt über den Benachrichtigungsdienst Ihres Browserherstellers zugestellt (je nach Browser Google, Apple, Microsoft oder Mozilla, teils mit Sitz außerhalb der EU); dieser erhält dabei die Empfängeradresse, den Zeitpunkt und die verschlüsselte Nachricht. Einen eigenen Vertrag mit diesen Diensten haben wir nicht; welcher Dienst zustellt, legt Ihr Browser fest. Nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen berufen sich Google und Microsoft für Übermittlungen in die USA auf den EU-US-Datenschutzrahmen und auf Standardvertragsklauseln, Apple und Mozilla auf Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sind in Abschnitt 7 beschrieben. Einen vollständigen Export Ihrer Konto- und Firmendaten können Sie jederzeit selbst in den Kontoeinstellungen anfordern.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben einschließlich der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung der an uns gerichteten Anfrage.

Über das Kontaktformular auf unserer Website verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Anliegen, Ihre Nachricht sowie — falls angegeben — Ihr Unternehmen. Die Angaben sind freiwillig; ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir die Anfrage nicht beantworten. Ihre Anfrage wird ausschließlich per E-Mail an uns übermittelt. Versendet wird sie über unser eigenes E-Mail-Postfach bei der Hetzner Online GmbH (siehe Abschnitt 3). Sie erhalten zusätzlich eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene Adresse. Ist unser Versandkontingent je Stunde ausgeschöpft, warten beide E-Mails in einer Warteschlange auf unserem eigenen Server (Datenbank Redis), bis sie versendet werden können. Eine feste Höchstdauer gibt es dafür nicht. Ist eine E-Mail versendet oder endgültig gescheitert, wird sie aus der Warteschlange gelöscht; in den Speicherdateien von Redis (Änderungsprotokoll und Speicherabbild) kann ihr Inhalt noch stehen, bis diese neu geschrieben werden.

Anfragen aus dem Kontaktformular löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vorgangs, sofern kein Vertrag zustande kommt und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Absendungen je Internetanschluss; Ihre IP-Adresse wird dafür für höchstens zehn Minuten in flüchtiger Form vorgehalten und nicht mit Ihrer Anfrage zusammengeführt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Hosting

Auftragsverarbeiter ist die Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Server-Standort ist ein deutsches Rechenzentrum (Falkenstein oder Nürnberg); zusätzlich kann ein Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Finnland (Helsinki) genutzt werden. Details finden Sie in der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/legal/privacy-policy.

Die Nutzung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Darstellung unserer Website. Es wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO mit Hetzner geschlossen. Die reguläre Verarbeitung und Speicherung erfolgt in einem deutschen Rechenzentrum und gegebenenfalls in einem Rechenzentrum in Finnland (Helsinki); bei Nutzung von Server-Snapshots ist eine Replikation innerhalb der EU-Netzwerkzone des Anbieters (Deutschland, Finnland) möglich. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Zur Erkennung technischer Fehler setzen wir eine selbst-gehostete Monitoring-Software (GlitchTip) ein, die auf derselben Hetzner-Infrastruktur läuft. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt. Personenbezogene Daten in Fehlerberichten werden vor der Speicherung weitgehend automatisch entfernt. Fehlerberichte werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Außerdem wird zur cookielosen Reichweitenmessung die selbst-gehostete Software Umami eingesetzt (siehe Abschnitt 8). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an privacy@smartwebchat.eu. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (Bremen), Georgstraße 122–124, 27570 Bremerhaven, office@datenschutz.bremen.de.

Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Das betrifft die Protokollierung automatisierter Zugriffe (Abschnitt 3), die Herkunftsangaben zu Ihrer Anmeldung (Abschnitt 4), die Missbrauchsbegrenzung am Kontaktformular (Abschnitt 5), den Betrieb der Website einschließlich der Fehlererkennung (Abschnitt 6) und die Reichweitenmessung (Abschnitt 8). Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten insoweit nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für Direktwerbung (Abschnitt 4) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; wir verwenden sie dann nicht mehr für diesen Zweck. Eine formlose Nachricht an privacy@smartwebchat.eu genügt; ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben.

Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, treffen wir nicht. Der KI-Assistent erzeugt Antworttexte. Die Auswertung der Gespräche (Abschnitt 3) dient dazu, Beratung und Produkt zu verbessern und zu erkennen, ob die Beratung zu Testphasen führt; sie führt zu keiner Entscheidung über Sie.

8. Reichweitenmessung (Umami)

Zur statistischen Auswertung der Nutzung dieser Website setzen wir die selbst-gehostete Analyse-Software Umami ein. Umami läuft ausschließlich auf unserer eigenen Server-Infrastruktur (Hetzner, Deutschland bzw. Finnland); es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Die Messung erfolgt cookielos — es werden keine Cookies gesetzt und keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen. Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig zur Aggregation verarbeitet und nicht dauerhaft gespeichert; es werden keine personenbezogenen Nutzungsprofile gebildet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können der Messung in Ihrem Browser jederzeit widersprechen, indem Sie die Einstellung „Do Not Track“ aktivieren; das Zählskript beachtet sie.

9. Cookies und Speicherzugriff

Diese Website setzt keine Tracking-Cookies und keine Analyse-Werkzeuge von Drittanbietern ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind, insbesondere die Anmelde-Sitzung im Dashboard. Zusätzlich legt das Chat-Fenster sechs Angaben im Speicher Ihres Browsers ab: eine Sitzungskennung und den bisherigen Gesprächsverlauf, damit Ihr Gespräch beim Wechsel der Seite erhalten bleibt (siehe Abschnitt 3); den Zeitpunkt Ihrer letzten Nachricht, damit das Chat-Fenster Sitzungskennung und Verlauf beim nächsten Aufruf löscht, wenn seither mehr als 30 Minuten vergangen sind; Ihre Antwort auf die Frage im Chat-Fenster, ob wir das Gespräch auswerten dürfen, zusammen mit der Sitzungskennung, damit sie nach einem Seitenwechsel weiter gilt — sie wird mit Sitzungskennung und Verlauf gelöscht; den Zeitpunkt, zu dem Sie einen Hinweis des Chat-Fensters weggeklickt haben, damit er Ihnen 24 Stunden lang nicht erneut angezeigt wird; sowie die Angabe, dass Ihr Gespräch an einen Menschen übergeben wurde, damit der Chat nach einem Seitenwechsel im Übergabemodus weiterläuft. Diese sechs Zugriffe auf Ihr Endgerät sind unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen, und daher nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Die in Abschnitt 8 beschriebene Reichweitenmessung erfolgt selbst-gehostet und cookielos; sie speichert nichts auf Ihrem Endgerät und liest nichts von dort aus.